Innovar o Morir: El reto para el Director de Sistemas

En un mundo en el que cada vez existe mayor competencia, nuestras organizaciones se ven obligadas a innovar para mantener su competitividad. Pero: ¿qué quiere decir "innovar"? y ¿cómo puede el Director de Sistemas apoyar la innovación en su organización?

En su sentido lingüístico, innovar significa hacer o introducir cosas nuevas. Sin embargo, desde la perspectiva organizacional, también debería significar "dejar de hacer algunas cosas que hemos venido haciendo hasta ahora". El problema en ambos casos es: ¿cuáles cosas?

Podría pensarse que por el hecho de estar contínuamente evaluando tecnologías de información el Director de Informática o Sistemas es innovador por naturaleza. Claro, esto le brinda algunas ventajas cuando de cambiar se trata, pero hay de "innovación" a "Innovación". Por ejemplo, algo como una actualización de software o hardware es importante y hasta necesario hacerlo de cuando en cuando, pero ¿qué valor le aporta a la organización? y ¿qué tan importante es con respecto a otros usos posibles de los recursos?

Quizá la "Innovación" que estamos buscando es aquella que mejor apoya a nuestra organización en sus procesos productivos e inclusive le permite transformarse.

El Director de Sistemas puede participar en al menos dos tipos de Innovación dentro de su organización: "Innovación Tecnológica" e "Innovación de Negocio". Ambas son necesarias para la organización y pueden ser hasta determinantes para su supervivencia.

Innovación Tecnológica significa, entre otras cosas, evaluar e implantar las mejores tecnologías para apoyar a nuestra organización. Innovación de Negocio significa evaluar y cambiar los procesos críticos y la forma en que la organización genera valor. Para esto último es necesario, por lo tanto, conocer a fondo nuestra organización, además de conocer la tecnología y saber "vender las ideas" dentro de nuestra organización.

El caso ideal para el Director de Sistemas es cuando por el hecho de introducir una nueva tecnología, la organización puede hacer las cosas en una nueva forma y eso le agrega valor o expande la cantidad de productos o servicios ofrecidos por la organización. Por el contrario, el peor caso es cuando la tecnología se convierte en un "elefante blanco" que nadie entiende, nadie usa, y además costó un montón de dinero que se podía haber empleado en cosas mejores.

Así pues, el Director de Sistemas debe ser sensible no sólamente a la tecnología, sino también a su negocio y al impacto que la tecnología tendrá sobre aquellos que la utilizarán.

He aquí algunas sugerencias para facilitar la innovación:

• Empezar con proyectos cortos, de alta visibilidad
• Introducir las nuevas tecnologías en una población pequeña de usuarios
• Involucrar a usuarios con alta disposición al cambio
• Conseguir "patrocinadores" que pertenezcan a la alta Dirección de la organización
• Reconocer los errores
• Aprender de los errores

¿Suena difícil? Puede serlo. Peor aún, si no estamos pensando en innovar, seguramente alguien más (dentro o fuera de nuestra organización) ya lo está haciendo. Grave sería que nuestra competencia fuera mejor que nosotros por haber innovado a tiempo. Peor aún sería que no nos diéramos cuenta y acabemos diciendo, que: "todo iba bien, hasta que empezó a ir mal".

En consecuencia, cabe hacernos periódicamente la siguiente pregunta: ¿realmente estamos innovando?

Autores: A. Cota y M. González

¿Debería prohibirse Facebook en la oficina?

Las redes sociales se han afianzado en la preferencia de los usuarios de Internet, superando a servicios que hasta hace algunos años parecían imposibles de desplazar. ¿Quizá deberíamos simplemente hablar de "La Red Social"? En el 2010 Facebook empezó a ser más visitado que la página de búsquedas de Google. Si tan sólo contáramos el número de usuarios (1,040 millones en Diciembre de 2015), Facebook sería el tercer país más grande del mundo, sólamente detrás de China y la India.

Si hemos de creer en algunas estadísticas, México se ha ubicado como el quinto país en el mundo con más presencia en Facebook (y lleva varios años consistentemente en dicho lugar) con algo más de 38 millones de usuarios que regularmente se conectan. Nuestro país sería superado por los E.U, India, Indonesia y Brasil, en ese orden.

¿Y desde dónde crees, y a qué hora crees que muchos de estos usuarios visitan Facebook? 

Pues claro: ¡desde la oficina y en horas de trabajo!

Para el Director de Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC) de cualquier organización, la misión de su área es garantizar que las diversas tecnologías apoyen los procesos críticos u operativos de la misma. Evidentemente, sería difícil afirmar que el uso de Facebook apoye directamente la misión de casi cualquier organización. ¿Significa entonces Facebook una pérdida masiva del tiempo a escala nacional y quizá global? o ¿tiene efectos positivos para nuestras organizaciones?

Para empezar, aunque en el mundo de las Tecnologías de Información estemos acostumbrados a pensar en términos de bits que sólo pueden valer "1" ó "cero", las cosas nunca son en blanco y negro cuando se trata de comportamientos humanos.

El Director de TI de una organización podría fácilmente bloquear el acceso a Facebook a través de sus tecnologías de redes, pero esa no es, discutiblemente, la mejor solución. Además de que el bloqueo de un servicio siempre conlleva la pérdida de los posibles beneficios del mismo, el riesgo sigue existiendo aún cuando el acceso a todas las redes sociales esté bloqueado. Examinemos porqué.

Cabe recordar que el uso de Facebook es en buena medida intermitente. Es así que es posible acceder desde teléfonos celulares (smartphones) y Tablets (iPad, etc.) cuya interfaz de trabajo se adapta bien al uso durante periodos cortos pero no es tan cómoda para periodos prolongados.

Hay usuarios que llegan al extremo de comprarse un modelo específico de smartphone ¡en función de su capacidad de integración con Facebook!

Esos mismos smartphones y tablets podrían tener sus propias capacidades de acceso a Internet mediante la red telefónica celular. En ese caso, sería imposible impedirles el acceso a Facebook ya que no utilizarían la infraestructura de la oficina.

Entonces, debemos analizar el tema del uso de Facebook como un caso de comportamiento humano, no como un problema tecnológico. No hay que intentar resolver con tecnología problemas que no son tecnológicos.

En resumidas cuentas ¿cuáles son los riesgos derivados del uso de las redes sociales en la oficina?

Bueno, resulta que no son pocos, y eso es lo que nos ha llevado a discutir este tema. Entre los riesgos más importantes se encuentran:

- Pérdida de tiempo
- Fugas de información
- Propagación de rumores
- Afectación de la imagen institucional
- Pérdida de confianza en los compañeros de trabajo como consecuencia de lo que publican
- Exposición de información personal que pueda ser abusada por gente maliciosa

¿Existen beneficios derivados del uso de las redes sociales en la oficina? Claro que sí, y tampoco son pocos:

- Brindan distracción en periodos cortos, lo mismo que sucede si platicas con tu compañero de cubículo, te preparas un café o haces una excursión al garrafón de agua
- Generan sensación de bienestar al mantener al individuo en contacto breve con gente que sería difícil contactar en persona debido a su ubicación geográfica (en otras ciudades o países)
- Permiten propagar información de interés público, muy necesaria en casos de incidentes (p. ejm. temblores, inundaciones, afectación de vías de transporte, etc.)
- Se pueden utilizar para propagar la cultura organizacional
- Se pueden aprovechar como un canal de mercadotecnia alternativo
- Posibilitan el manejo proactivo de la imagen institucional por ejemplo, cuando la organización tiene una página en Facebook y atiende por esta vía a comentarios, quejas o sugerencias de sus clientes

Es así, que podemos concluir que el uso de las redes sociales trasciende a la tecnología en una organización, y la solución de los posibles problemas derivados no puede ser sólamente tecnológica, sino que tiene que involucrar a la Alta Dirección así como a las políticas organizacionales.

Bien utilizadas, las redes sociales son magníficas. Lo importante es que no se conviertan en hábitos destructivos, adicciones o medios de comunicación que atenten contra los empleados de la organización, o contra la organización misma.

Por lo tanto, si la institución decide permitir el uso de Facebook, deberá establecer una política de uso aceptable, que contenga lineamientos claros sobre el uso apropiado y el uso incorrecto. Los lineamientos deberían definir también la clase de información relativa a la empresa que puede hacerse pública, y la clase de información que no. Así mismo, deberán establecerse penalizaciones administrativas claras y apropiadas a la magnitud de cada posible falta.

El área TIC juega un papel fundamental, asesorando a la Alta Dirección sobre el contenido de las políticas de uso aceptable así como difundiéndolas al tiempo que capacita a los usuarios en el uso de las nuevas tecnologías.

Por otro lado, una vigilancia constante de la "presencia" de la organización en las redes sociales también debe acompañar al establecimiento de las políticas, para asegurar que no se abuse de la imagen institucional y para atender de inmediato a posibles clientes insatisfechos.

Desde el punto de vista tecnológico, puede también ser conveniente limitar el ancho de banda de dichos servicios, por ejemplo accediendo a ellos a través de una conexión de menor capacidad que la conexión principal de la empresa, para no correr el riesgo de la saturación del servicio principal de Internet.

En esta, como en todas las tecnologías disruptivas, el área TIC de la organización tiene la oportunidad, y también el reto, de ejercer el liderazgo tecnológico dentro de la empresa para que, contando con el compromiso de la Alta Dirección, inculque la cultura organizacional correcta a los usuarios de la misma y le permita a la organización materializar los beneficios prometidos por las nuevas tecnologías.

Pero, ya estábamos acostumbrados a encarar esta clase de retos ¿no es así?

La Maldición de Cloud Computing

Las tecnologías de Cloud Computing pueden ayudarte a ser extraordinariamente productivo. Puedes trabajar donde sea, a la hora que sea y con el dispositivo que tengas enfrente. Muchos proveedores de servicio tienen modalidades de servicio gratuito o de bajo costo. Así pues, ¿qué podría haber de malo en aprovechar todas estas herramientas?

Pues bien, la "maldición" de Cloud Computing consiste en que es mucho más fácil subirse a la nube, que bajarse de ella.

¡Cuidado! La nube puede volverse un servicio tan valioso, que además de convertirse en algo casi adictivo puede ser casi imposible de reemplazar. Y al llegar a este punto es donde nos volvemos un cliente cautivo del proveedor. 

Examinemos algunos escenarios que van desde simples dolores de cabeza hasta verdaderas "historias de terror".

Escenario #1 - ¿Te puedes llevar tus datos?

¿Has pensado cómo podrías llevarte todo el correo electrónico de tus usuarios a un proveedor diferente? No es que no hayan maneras de hacerlo, pero las funcionalidades que te ofrece un proveedor (por ejemplo clasificación automática en carpetas, filtros anti-spam, agrupar conversaciones), quizá no son exactamente compatibles con algún otro. Por ejemplo, puede que acabes con todo tu correo en una sóla carpeta, perdiendo todo el esfuerzo de clasificación que realizaste durante meses. Puede ser que se "pierdan" correos importantes, o que los usuarios no sepan cómo encontrarlos en el servicio del nuevo proveedor. Ante estas posibilidades ¿quién en su sano juicio desearía cambiarse de proveedor?

Escenario #2 - Es gratis, ¿verdad?

Otra posibilidad: te suscribes a un servicio de colaboración en la modalidad gratuita. Es justo lo que necesitas. Empiezas a invitar compañeros del trabajo. Haces equipos, discusiones, videoconferencias, compartes documentos ¡fantástico! Hasta que... tu proveedor de servicio es comprado por una compañía más grande y los nuevos dueños deciden descontinuar la modalidad de servicio que habías venido usando. Te dan 30 días para descargar tu información y llevártela (¿cómo te llevas un "espacio virtual"?) a otro lado antes de que borren tu cuenta y las de tus compañeros. O puedes contratar el nuevo servicio con un costo de USD$100 anual por usuario...

Escenario #3 - Funciona de maravilla, o casi...

Otro caso más: tienes alrededor de 20GBytes en una carpeta almacenada "en la nube", que incluye las fotos que has tomado con tu celular. El servicio es práctico y barato. Ha llegado el momento de cambiar de celular. Instalas el app del servicio en tu nuevo celular, configuras tu cuenta y... ¡tus fotos en la nube desaparecen! Afortunadamente tenías un respaldo de tus fotos en el celular anterior pero ¿y si no? ¿y si hubieran desaparecido tus archivos del trabajo en lugar de tus fotos?

¿Quién es el culpable?

Todos estos escenarios son cosas que bien te pueden pasar a título individual y en ese caso la única persona a quien puedes reclamar eres tú. ¿En qué estabas pensando cuando te suscribiste a ese servicio?

La cosa adquiere una dimensión más grande y bastante desagradable si el servicio en cuestión fue una decisión que tomaste para toda tu empresa. Lo que puede funcionar muy bien para una persona con un riesgo aceptable, puede volverse un riesgo inaceptable si lo extendemos a toda la organización.

La maldición de Cloud Computing hace que, cuando te des cuenta de esto sea demasiado tarde para cambiar, o demasiado costoso, o demasiado difícil ¡y que no lo hagas hasta que algo falle!

¿Qué puedes hacer ante esto?

Lo primero: desarrollar una estrategia tecnológica. Sin estrategia, no puedes planear, y te la vas a pasar "reaccionando". ¿Es así como prefieres trabajar?

El momento de hacerlo es ¡ahora! antes de que te encuentres en un escenario de terror.

Tu estrategia tecnológica debe tener en cuenta los beneficios del servicio, que usualmente son indicados por las funcionalidades que anuncia el proveedor, así como el costo (seguramente quieres hacer un comparativo de costo vs. beneficios para todos los proveedores), pero también debes considerar el riesgo.

A veces es muy difícil ponerle números a los riesgos, especialmente para las nuevas tecnologías.

Por ejemplo ¿cuál es la probabilidad de que Google, Amazon o Windows Azure dejen de funcionar? Es casi imposible contestar esta pregunta. Sin embargo, si puedes estimar cuánto te costaría cada uno de los escenarios de falla.

No puedes protegerte contra todo pero habiendo hecho una estimación de los daños, puedes decidir cuál escenario quieres prevenir primero, y cómo quieres hacerlo.

El "Plan B"

Tu estrategia tecnológica también debe considerar un "Plan B". Es decir, debes considerar el caso hipotético de que tu proveedor o su servicio falle y tengas que cambiar a otro proveedor o de plano empezar a usar otra herramienta.

Para elaborar tu "Plan B", hazte las siguientes preguntas:

• ¿Cómo podrían los procesos de la organización seguir funcionando si el servicio "X" dejara de estar disponible?
• ¿Cuentas con un respaldo de tu información fuera de la nube? ¿Se genera automáticamente?
• ¿Existen herramientas para migrar la información de un proveedor a otro? Quizá sería conveniente ensayar este último escenario con algunos usuarios clave, sólo para definir un plan de migración en caso necesario.
• ¿Hasta dónde llega la responsabilidad del proveedor y dónde empieza la tuya?
• ¿En qué momento el costo dejaría de ser aceptable?
• ¿Qué otros riesgos no-aparentes podrían existir?

Con todo esto no pretendemos sugerir que dejes de usar Cloud Computing. Sin embargo, debes dejar de hacerlo a ciegas. Debes contar con una estrategia y entender muy bien los riesgos que estás corriendo.

La vida consiste en correr riesgos. Las nubes son fantásticas, omnipresentes, flexibles y poderosísimas.

Sólo toma en cuenta que el sentido común te dice que, "si te subes a una nube, te puedes caer...". ¡Tu "Plan B" debería incluir un paracaídas!

¿Hoy No Circulas? ¡No permitas que eso te detenga!

La contaminación ambiental en las megalópolis llega a veces a niveles tan altos que sus autoridades toman medidas para restringir la circulación de los automóviles. De ahí el nombre del programa "Hoy No Circula", que se ha aplicado en la Ciudad de México, pero también se ha implementado en diferentes épocas y con diferentes resultados en ciudades como París, Francia y en países como Italia, Colombia, Ecuador, Chile y Brasil.

Las causas de la contaminación pueden ser muchas y las soluciones son muy discutibles pero, ¿sabías que puedes hacer algo inmediato para contribuir a reducir la contaminación y no sufrir algunas de las molestias derivadas de las restricciones a la circulación?

Nos referimos al TELETRABAJO o trabajar desde la casa (Home Office).

Así es, hay muchísimas tecnologías de Cloud Computing y videoconferencia que podrían evitarte ir a la oficina por lo menos algunos días y seguir siendo productivo.

Se ha discutido mucho sobre si el trabajar desde casa puede reemplazar a la oficina tradicional. No se trata de eso. El contacto personal es necesario en muchas actividades humanas. Sin embargo, "ese día" que no puedes utilizar tu automóvil no necesariamente tendría que volverse un calvario para transportarte a la oficina.

Si todavía no estás usando alguna de estas aplicaciones, te mostramos unas cuantas recomendaciones de aplicaciones "en la nube" ¡para que el "Hoy No Circula" no te detenga!

Google Apps for Business

Con los servicios de Google en tu empresa estás plenamente equipado para trabajar donde sea, a la hora que sea y desde el dispositivo que sea. Correo electrónico en múltiples dispositivos, calendarios sincronizados, archivos tipo "office" compartidos con otros colegas del trabajo, videoconferencias espontáneas, son algunas de las cosas que puedes hacer. Sólo necesitas una conexión a Internet. 

Encuéntralo en: https://apps.google.com/

Puntos a favor: incluye una inmensa cantidad de herramientas y servicios de Google dentro de una sóla cuenta. Gratuito para organizaciones educativas. Usa tu "dominio organizacional" (tu nombre DNS tal como "miempresa.com.mx"). Se integra de maravilla con teléfonos Android.

Puntos en contra: no es gratuito para entidades no-educativas. Precios de USD$5 y USD$10 mensuales por usuario. Las funcionalidades no van a la par de los servicios gratuitos como Gmail.com pero son funcionalidades probadas, con menor incidencia de fallas.

Evernote

Una aplicación Web para capturar tus ideas. Redacta y comparte documentos con otros usuarios. Visualízalos desde cualquier dispositivo que tenga una conexión a Internet. Soportado como aplicación nativa en todos los sistemas operativos y desde una interfaz web. Sincroniza automáticamente tus notas entre el celular y la computadora.

Encuéntralo en: https://evernote.com/

Puntos a favor: ¿Dijimos que es gratuito? Tiene una modalidad de servicio gratuita con volumen restringido (60 MegaBytes) al mes. Eso te permite capturar muchas, muchas, muchísimas notas de texto, pero si lo tuyo es llenar de fotografías tus documentos, probablemente necesites otro tipo de servicio.

Puntos en contra: Si excedes el límite mensual tendrás que pagar un plan de USD$199 ó USD$399 por año. Para que dos usuarios puedan editar la misma nota tienes que tener un plan de paga.

Dropbox

Sincroniza los documentos de una carpeta de tu laptop con una carpeta "en la nube" y con todos los dispositivos que autorices. Tu celular, tablet, la PC de tu casa pueden sincronizarse con tu carpeta de Dropbox. Inicia un documento de Office en la oficina y termínalo en tu casa, o al revés. Llévate en tu tablet los documentos más importantes para el reporte que estás elaborando.

Encuéntralo en: https://www.dropbox.com

Puntos a favor: La modalidad de servicio gratuita te da hasta 2 GBytes de almacenamiento en la nube. Piénsalo bien, ¿realmente necesitas sincronizar todo tu disco duro hacia la nube? ¿cuánto se tardaría? Probablemente 2 Gigabytes son suficientes para llevar tus documentos importantes durante el tiempo que los necesites (y borrarlos después). Dropbox te regala Gigabytes adicionales si sincronizas las fotos de tu celular y si mandas invitaciones a tus amigos desde la página de tu cuenta.

Puntos en contra: Si necesitas más almacenamiento tienes que cambiarte a un plan de paga. Por USD$9.99 mensuales obtienes 1 TByte ¡así es! ¡un TeraByte! de almacenamiento, pero el día que dejes de pagar tendrás que descargar todo para no perderlo. Por otra parte tus documentos no se guardan encriptados en el plan gratuito. A algunos administradores de red les causa angustia la facilidad con la que un virus podría explotar esas carpetas compartidas o un empleado podría provocar inadvertidamente fugas de información. Si tu información es confidencial ¡No lo uses!

Cisco Webex

Servicio de videoconferencia en tiempo real vía una página de web. Puedes usarlo desde tu laptop, tablet o teléfono celular (soporta casi todos los sistemas operativos). Al ingresar a una reunión en Webex tienes acceso a un espacio "de colaboración" en el que un usuario con el rol de "presentador" comparte una pizarra en la que todos podemos escribir, o un archivo de Office, tal como una presentación de Powerpoint, o simplemente platicamos juntos. Incluye un servicio de chat, audio por Internet (voz sobre IP) y videoconferencia por Internet.

Encuéntralo en: https://www.webex.com 

Puntos a favor: La modalidad de servicio gratuita te da hasta 3 participantes simultáneos con capacidades limitadas. Increíblemente fácil de usar. Altamente intuitivo. La tecnología deja de ser importante y te pasas a enfocar en lo que se está discutiendo. Puedes contratar un plan de paga con hasta 8, 25 ó 100 participantes con cargo a tu recibo telefónico.

Puntos en contra: Si nunca has participado en una reunión por videoconferencia, descubrirás que tu micrófono tal vez no estaba bien instalado y a la mejor ¡no funciona! Los otros usuarios pueden no tener bien instalada su computadora y tú no les puedes ayudar fácilmente porque estás en tu casa... El ruido de fondo puede ser un inconveniente. La iluminación de tu escritorio empieza a ser relevante. Unos buenos audífonos o una buena diadema con audífonos y micrófono es muy recomendable (pero incómoda). La primera vez que haces una videoconferencia con un nuevo usuario usualmente pierdes algo de tiempo en lo que la otra persona ajusta su máquina para que todo funcione bien.Más de 3 usuarios simultáneos requiere un plan de paga. Si lo contratas en México tienes que atarte a un plan anual.

Una vez resueltos los problemas técnicos para trabajar desde tu casa, aparecen los problemas humanos, pero de eso hablaremos en un próximo artículo.

Por lo pronto ¿estás listo para subirte a la nube y seguir siendo productivo aunque Hoy No Circules?