¿Diversión o colaboración? - La estrategia hace la diferencia

El desarrollo de las tecnologías móviles como los smartphones, tablets y servicios en la nube (cloud computing) ha facilitado tener acceso a nuestra información en cualquier lugar, en cualquier momento y mediante cualquier dispositivo. Esto puede elevar nuestra productividad individual pero también ha hecho posible encontrarse gente en lugares como salas de juntas, pasillos, elevadores, restaurantes y hasta sitios públicos poniendo más atención a su gadget que a la gente que le rodea.

¿Qué?, ¿no perdemos algo al encerrarnos en una burbuja centrada en nuestro smartphone o tablet? ¿Realmente estamos elevando nuestra productividad al usarlos, o en realidad se trata de una fuga?

Y desde el punto de vista de la organización, la pregunta de fondo sería: ¿aún si elevamos la productividad personal equivale eso a elevar la productividad colectiva? 

Si definimos "productividad" como "hacer más, con menos recursos, en menor tiempo", resulta evidente que el smartphone sólo puede mejorar la productividad individual en algunas circunstancias. Es una herramienta magnífica para que el usuario reciba información, pero no resulta tan práctico para generarla. Su pantalla y teclado (integrado como una zona dentro de la pantalla) son demasiado pequeños para escribir rápidamente. Todos hemos sufrido faltas de ortografía en los mensajes de chat y se las perdonamos a nuestro interlocutor porque sabemos que en el teléfono no es fácil escribir como se debe.

Las tablets tienen una pantalla más grande, pero aun así no permiten escribir tan rápidamente como podría  hacerlo una persona que sepa mecanografía sobre un teclado de laptop o de escritorio. 

El atractivo indiscutible de smartphones y tablets es su portabilidad. Su factor de forma, tamaño y peso permiten transportarlos a cualquier lugar. Los servicios de datos de las compañías celulares (LTE y 3G) permiten recibir y visualizar la información que nos interesa en forma muy rápida. El problema consiste en que esta misma facilidad de acceso a la información los convierte también en extraordinarias tecnologías para el entretenimiento.

Muchos usuarios están empezando a traer sus dispositivos personales a la oficina (BYOD - Bring Your Own Device) por todas estas razones. La pregunta que se hacen algunos directivos es: ¿los empleados verdaderamente estarán trabajando con todas esas cosas o sólo las traen para divertirse?

En la definición de productividad arriba mencionada se presupone que tenemos un objetivo concreto al utilizar nuestro dispositivo y que podemos medir la mejora en nuestros resultados laborales. Esta parecería ser la manera de justificar la existencia de información de la empresa dentro de nuestro smarpthone personal así como en los servicios suscritos, pero hay más. Aún suponiendo que estos gadgets eleven nuestra productividad,  cabría preguntarse si lograr nuestro objetivo personal verdaderamente ayuda a nuestra organización a lograr los suyos.

Es por esta razón que, quien esto escribe recomienda que el uso de smartphones y tablets dentro de una organización (BYOD) debe estar permitido, pero siempre y cuando la organización cuente además con una estrategia de colaboración para verdaderamente explotar a fondo esas tecnologías.

La "estrategia de colaboración" debería desprenderse de la "visión tecnológica" de la organización. Esta estrategia consiste de lineamientos y recomendaciones de uso de las tecnologías móviles y de cómputo en la nube con la finalidad de propiciar la comunicación horizontal así como una cultura de trabajo en equipo dentro de la organización, y de esta manera incrementar la productividad colectiva.

La Dirección General de la organización debería estar consciente de los cambios en la cultura organizacional que pueden lograrse con estas herramientas y aprobarlos. Bajo esta premisa, la Dirección de TIC debería evaluar las herramientas de colaboración disponibles en la nube o en sitio, y facilitar la implantación de las tecnologías que apoyen la estrategia y visión tecnológica de la organización.

Desde el punto de vista de la facilitación del cambio, un equipo inter-departamental debería establecer métricas que permitan evaluar el impacto de las nuevas tecnologías. Una evaluación del riesgo de pérdida o fuga de la información también debería hacerse antes de aprobar ciertos servicios. La estrategia tecnológica debería definir cuáles servicios estarán permitidos y cuáles estará prohibido usarlos desde los smartphones y tablets aún cuando sean propiedad de los empleados.

La capacitación a los usuarios tampoco debería descuidarse, sin importar que se vayan a usar servicios que no serán brindados por la Dirección de TIC, a través de dispositivos que no fueron comprados por la organización.

El principal beneficio de contar con una estrategia de colaboración debería ser incrementar la competitividad de nuestra organización alinéandola con las necesidades de los clientes finales.

Una organización "orientada al cliente" puede diferenciarse y crecer más rápidamente que su competencia.

La mera introducción o tolerancia de las tecnologías BYOD nunca será suficiente para esto. La estrategia hace la diferencia.