¿Regresaste de vacaciones para encontrarte cientos de mensajes de correo electrónico esperándote? Si es así ¡no te asustes! Puedes retomar el control de tu buzón siguiendo algunos de los consejos de Sally McGhee en su libro "Take Back your Life".
Tu objetivo es: dejar tu buzón de correo entrante en cero mensajes. ¡Sí se puede! ¡Inténtalo!
La principal justificación para un buzón en ceros es que cada mensaje de correo electrónico se convierte en una actividad pendiente al menos a nivel subconsciente. Y francamente, no todos los correos electrónicos tienen igual importancia. Entonces ¿porqué dejar que te abrumen al ocupar un lugar en tu mente y en tu buzón?
No tienes que seguir todas las recomendaciones a la vez, pero a medida que pongas en práctica cualquiera de las "4 D's" del correo electrónico notarás que es más fácil ejecutar las demás.
Estas son las "4 D's" del correo electrónico entrante:
Decide. Cuando recibas un mensaje decide qué acciones implica por parte tuya. Si esas acciones son algo que te puede a tardar menos de 5 minutos en realizar ¡hazlo de inmediato! A continuación archiva ese mensaje y sácalo de tu buzón de correo entrante. Lo puedes dejar en una carpeta. Lo importante es que no lo veas cuando revisas tu correo.
Destrúyelo. Si el mensaje no tiene importancia, destrúyelo tan pronto te sea posible. Elimínalo sin piedad. Algunos mensajes no tienen razón de existir. Por ejemplo: la confirmación de tu cita del lunes ya no tiene razón de existir en tu buzón a partir del martes. De hecho, ni si quiera tendrías que guardar durante algún tiempo ese mensaje si tienes la costumbre de apuntar las cita en tu calendario. Ni qué decir del correo con propaganda comercial no solicitada, o los mensajes que te copian tus compañeros de trabajo para involucrarte en sus decisiones, etc.
Delégalo. Si no te compete hacerlo, delega en alguien más las acciones relacionadas con el mensaje. Esto aplica incluso si no eres jefe de nadie. Reenvía el mensaje a alguien más, con copia para el remitente original y explica claramente porqué crees que esa otra persona podría hacer mejor lo que a tí te han solicitado. Acto seguido bórralo de tu buzón (o mételo en otra carpeta).
Déjalo para Después. OK, fueron 5 "D's", pero ese "después" no significa postergar indefinidamente las cosas, ni evadir tu responsabilidad. Esta última "D" significa apuntar en tu calendario una tarea que se deriva del mensaje recibido y que no puedes realizar de inmediato. Programa esa actividad tal como programarías una cita. Asígnate tiempo y haz las cosas en la fecha y hora en que las tienes programadas. Borra o archiva el mensaje tan pronto programes la actividad en tu calendario.
Ahora unos comentarios prácticos sobre estas recomendaciones.
Como todos los hábitos y costumbres, vas a tener que intentarlo repetidamente antes de volverte efectivo lidiando con el correo electrónico entrante. No te desanimes. Recuerda que un hábito requiere al menos 28 días para establecerse. No esperes resultados inmediatos, y no pierdas la constancia.
Para iniciar motivado puedes empezar por archivar TODOS los mensajes que actualmente tienes en tu buzón de correo entrante y poco a poco ir aplicando las 4 D's a cada uno de ellos. Eso sí, no dejes de aplicar las 4D's a los nuevos mensajes que vayan llegando.
También debes aprender a decir "No" a las distracciones. Es decir, a lo que te aparte de tus objetivos programados. ¡Cuidado! pueden haber distracciones legítimas (urgencias del trabajo) e ilegítimas (por ejemplo, revisar tus redes sociales contínuamente). Sin embargo, ambas son distracciones por igual. Claro que es difícil decir que "no" si llevas mucho tiempo diciendo "si". De todas maneras ¡atrévete! Te vas a sentir liberado.
Dentro del rubro de distracciones, se encuentran también todas las notificaciones de mensajes entrantes en tu escritorio, en tu navegador, en tu smartphone, en tu tablet. ¡Desactívalas! Tal parece que el ser humano es adicto a la novedad. Las notificaciones de correo entrante (así como las notificaciones de Facebook, Twitter, etc.) producen una pequeña cantidad de placer que se puede volver adictivo. ¡Evítalas!
¡Libérate! Pon tu celular en modo silencioso mientras estés realizando una actividad que requiera concentración. Programa un horario "oficial" para revisar tu correo electrónico 2 ó 3 veces al día. O tal vez 10 veces al día (según tu tipo de trabajo), pero ¡ajústate a ese horario! Te sorprenderás de lo bien que pueden esperar tu atención hasta los mensajes clasificados como más urgentes.
Evita la tentación de responder de inmediato a los mensajes que pueden esperar hasta mañana, o hasta la semana entrante. Si respondes de inmediato puedes caer en un círculo vicioso en el que tu contraparte te responda de inmediato también y sólo generas actividad inútil. A veces es mejor pensar bien las cosas y responder hasta que estés listo para ello.
No es fácil cambiar cuando los malos hábitos se han apropiado de tí y llevas mucho tiempo siguiéndolos, pero tampoco es imposible. Para empezar a cambiar sólo se necesita dar un pequeño paso.
Toma la decisión de hacer un pequeño cambio el día de hoy y ¡retoma el control de tu vida!
