Todo lo que hacemos en un proyecto debería contribuir al objetivo final ¿verdad? Entonces, ¿porqué es tan frecuente sentirte como si estuvieras "corriendo sobre hielo"? Es decir, te mueves, te mueves y no avanzas ni un centímetro. Y así se te pasa el día. ¿Qué está sucediendo?
He aquí algunas escenas comunes.
Eres desarrollador freelance.
Estás desarrollando una página web. Obtienes el contenido, lo plasmas en un prototipo, buscas arte digital gratuito en Internet, te pasas un rato tratando de alinear una tabla con una fotografía, lo publicas en el servidor, te pasas un rato buscando cómo se integraba el analizador de clics con tu página, te das cuenta que los colores de la página no te gustan, te pasas un rato tratando de cambiar la combinación de colores y un larguísimo etcétera.
Eres empleado en una oficina.
Llegas a tu oficina y no puedes entrar porque están haciendo la limpieza. Te vas a tomar un café. Regresas y te enteras que hay junta. Pasas un laaaargo rato escuchando argumentos a favor y en contra de algo que no es relevante para tí. Sales de la junta y es hora de ir a comer. Regresas, te pones a contestar tu correo electrónico. Justo antes de terminar tu jornada, tu jefe te pide un reporte urgente. Pasas las siguientes horas haciendo el reporte. Te vas a tu casa cansado y frustrado a las 9 de la noche.
Eres vendedor.
Vives en la calle. Pasas a visitar a un cliente, esperas media hora para que te reciban y puedas hacer tu discurso de venta. Sales y pasas una hora en el tráfico antes de llegar con el siguiente cliente, que no se acordó de la cita y te dejó plantado. Buscas un lugar donde comer. Todo el tiempo estás recibiendo llamadas de clientes en tu celular y en cada oportunidad mandas correos a otras personas de la empresa para atender las peticiones de los clientes. Regresas a tu casa no sin antes haber hecho tus citas para el día siguiente.
¿Qué tienen en común todos estos escenarios?
Todas estas personas están desperdiciando el tiempo. Claro, ellos no lo ven así. Ellos se sienten ocupadísimos. En una escala del 0 al 100% están ocupados al 120%. Incluso se indignarían si se les dijera que están siendo ineficientes.
Es mas, es posible volverse adicto a sentirse ocupado. Sentir que "tienes" que enviar esa respuesta ahora mismo, aunque sean las 3 am. Pensar que sin tí el mundo no gira. En el caso extremo, puedes "vivir para trabajar", ganar toneladas de dinero y no sentirte satisfecho contigo mismo.
La pregunta que nos hace descubrir la realidad de cada escenario es: ¿estás obteniendo resultados? Porque sin resultados, mucho de lo que hiciste no fue productivo.
¿Como volverse productivo?
No parece intuitivo, pero una de las claves para ser productivo es dejar de hacer algunas cosas. Saber decir "no" a las actividades que no son importantes y hacer primero aquello que te mueve en la dirección correcta, en lugar de aquello que "tienes" que hacer.
Cuando te pones a organizar tus actividades, puedes hacer uso de una clasificación desarrollada por Alan Lakein, famoso por su libro "How to get control of your time and your life".
El ABC de las actividades
La clasificación de Lakein consiste en dividir en tres tipos todas las actividades que puedas identificar:
- Actividades tipo A
- Importancia máxima
- Duración mayor
- Actividades tipo B
- Importancia media
- Duración media
- Actividades tipo C
- Importancia mínima
- Duración corta
Lo siguiente consiste en organizar tu día de manera que no hagas únicamente actividades Tipo C. El dilema es que en ocasiones las actividades Tipo C pueden ser las más URGENTES (!).
Son las actividades Tipo C las que, quien esto escribe, denomina folklóricamente "microchambas". Es decir, trabajos cortos, aparentemente fáciles de realizar, urgentes, pero que te interrumpen de hacer actividades más importantes.
Algunos ejemplos de actividades que podrían ser Tipo C desde el punto de vista de importancia para tu proyecto son:
- Imprimir un documento, firmarlo y regresárselo a tu cliente
- Conseguir las llaves del clóset de conectorización para revisar que no se quedó herramienta olvidada
- Contestar una llamada en tu teléfono móvil
- Averiguar cómo se usa una funcionalidad esotérica de un servicio en la nube
- Llevar el coche al mecánico
- Tramitar tu licencia de manejar
- Ir al banco a pagar tu tarjeta de crédito
Esto tampoco significa que no debas hacer actividades Tipo C. Una regla empírica que podrías aplicar es: "si lo puedo terminar en menos de 5 minutos, lo haré ahora". Aún si no es una actividad muy importante. Lo importante es no llenar tu día con actividades Tipo C.
Algunos consejos
Utiliza los primeros minutos de tu jornada laboral para organizar tus actividades. Haz una lista por prioridades, y ¡apégate a ella!
Empieza tu día haciendo conscientemente sólo actividades Tipo A o Tipo B. No te preocupes, las actividades Tipo C tienen cierta tendencia a aparecer en el momento más inoportuno. No las programes. Ellas solas aparecerán.
Considera la verdadera importancia y urgencia para tí y para tu proyecto de cada una de las actividades que vas a realizar. ¿Son importantes para tí o para alguien más? ¿La urgencia es tuya o de alguien más? Nuestro amigo vendedor podría beneficiarse de esto, no cediendo a la tentación de resolver de inmediato todo lo que le piden sus clientes (servicio post-venta) y concentrándose en vender.
Si no puedes establecer fácilmente la importancia de algunas tareas, considera las consecuencias de no hacerlas. Es curioso. Muchas de las actividades que te parecen indispensables el día de hoy probablemente las considerarás como irrelevantes dentro de algunos meses. Considera negarte a hacer ciertas actividades, aunque esto te traiga problemas con tus compañeros de trabajo. Aprende a decir "no" educadamente, sin que las emociones negativas escalen y sin caer en vicios como ceder a chantajes, etc. Nuestro amigo oficinista se hubiera beneficiado de no asistir a algunas juntas, por ejemplo.
Aparta tiempo para tí. No eres una máquina. Necesitas descansar, alimentarte, hacer ejercicio, socializar, pasar tiempo con tu familia y amigos. Es incluso posible que la solución al problema que estás contemplando te llegue mientras estás realizando actividades no relacionadas con tu proyecto. Es como si una parte de tu cerebro se pusiera a trabajar mientras tu mente consciente está realizando actividades que no requieren demasiada concentración. ¡Cuidado! los videojuegos no son la mejor manera de lograr esto, pero puedes encontrar el estado de ánimo adecuado simplemente caminando, escuchando música clásica, haciendo jardinería o hasta ¡bañándote!
Considera el principio de Pareto: muchas veces es suficiente con el 80% de lo que haz hecho. No seas perfeccionista (como nuestro amigo el diseñador freelance). No hagas más difícil el trabajo exagerando en los alcances del mismo.
Se flexible. Considera que los proyectos pueden cambiar de objetivos a lo largo del tiempo. No eres una máquina. Tu buen juicio es lo que agregará más valor al proyecto.
El tiempo es más valioso que el oro porque el tiempo es vida.
¡Organízate y toma control de tu vida!
¿Estás haciendo en estos momentos el mejor uso de tu tiempo?
