Los 10 vicios del correo electrónico

Si usas el correo electrónico como herramienta de trabajo, muy probablemente alguna vez te habrás sentido abrumado por la cantidad de mensajes que recibes. Tal vez incluso has tenido un sentimiento de angustia por revisar tu correo en altas horas de la madrugada porque "podría haber algo importante". 

El correo electrónico es una herramienta importante en las organizaciones modernas pero, ¿lo usas correctamente? 

Analiza tus hábitos y decide si estás cayendo en alguno de los siguientes vicios del correo electrónico.

Vicio #1 - El correo electrónico es algo inmediato. El día de hoy es posible llevar tu correo electrónico en tu laptop, smartphone, tablet que cuentan con conexión a Internet las 24 hrs. Cuando envías un mensaje tu dispositivo te confirma el envío. Por lo tanto, debe haber llegado ya al destinatario ¿verdad? ¡Mentira! Tus mensajes se almacenan en un servidor de salida que intenta enviarlos de inmediato pero si no tiene éxito los guarda para reintentar periódicamente durante las próximas horas ¡o días! Tu mensaje podría tardarse en llegar desde unos cuantos minutos hasta un par de días. No puedes confiar en que el remitente ha recibido la información hasta que su contestación lo haga evidente. Por la misma razón, tu contraparte tampoco debería esperar que contestes de inmediato. ¡No lo hagas! Contesta tu correo sólamente durante horas de oficina.

Vicio #2 - El correo electrónico es para cosas urgentes. Se deriva del Vicio #1. No sólo el mensaje podría entregarse con retraso sino que el destinatario podría no estar tan pendiente como tú de su buzón de correo. Por ejemplo, podría no tener configurado su smartphone para revisar su buzón cada 5 minutos, como tú lo has hecho. Si tienes algo urgente que decirle, no te confíes, llámale por teléfono, mándale un SMS o ¡ve a verlo en persona!

Vicio #3 - La gramática y redacción no importan con las nuevas tecnologías. ¡Falso! ¡Claro que si! No sólo eres lo que dices, sino cómo lo dices. Tu redacción refleja tu personalidad. El correo electrónico te permite decir rápidamente las cosas, pero también te permite decirlas rápidamente mal. Si no usas una redacción correcta, lo que digas podrá ser interpretado de muchas maneras. Incluso de forma opuesta.

Vicio #4 - E-Mail y Mensajería Instantánea son casi lo mismo. Falso. Este vicio se deriva de los anteriores tres. Es posible ocasionalmente intercambiar correo electrónico tan rápidamente con otras personas que nuestros mensajes se simplifican hasta contener unas pocas frases o palabras. Exactamente igual que si fueran mensajes instantáneos (p. ejm. mensajes SMS, Skype, Messenger, etc.). El uso de abreviaciones y monosílabos tampoco ayuda. Toma en cuenta que la otra persona podría olvidar fácilmente  el contexto de la conversación. Por ejemplo: ¿Qué significa un mensaje de correo que sólo dice "no, gracias", o "confirmado" si no recuerdas toda la conversación anterior? 

Vicio #5 - Siempre mandar copia al jefe. Este vicio es una combinación de muchos otros, que van más allá de la forma como se usa la tecnología. Enviar una copia al jefe es totalmente inútil si tu jefe recibe cientos de mensajes similares a diario y ha dejado de leerlos y opinar sobre ellos. Puede parecer una forma de involucrarlo en tus decisiones y así obligarlo a compartir contigo la responsabilidad, pero esto es una ilusión. Tú nunca dejas de ser responsable de tus decisiones. Si necesitas que tu jefe otorgue el visto bueno a todo lo que haces es como si necesitaras que él tomara tus decisiones. En ese caso ¿para qué necesitaría tu jefe que sigas trabajando en la organización? 

Vicio #6 - Mensajes muy largos. Esto es exactamente el opuesto del vicio #4. Así como los mensajes demasiado cortos no ayudan, los mensajes demasiado largos tampoco. Si debes hablar de muchos asuntos, puede ser mejor usar un mensaje diferente para cada uno de ellos. Piensa en esto: si la otra persona sólo contesta al asunto #1, ¿cómo sabes qué decidió respecto a los asuntos #2, #3 y #4? ¿Acaso los habrá leído?

Vicio #7 - Hay que guardar todo el correo para siempre. Tampoco debería necesario hacer esto. ¿Realmente tienes que cargar con los últimos 5 años de correo electrónico en todos tus dispositivos? Hay mensajes que dejaron de ser relevantes hace mucho tiempo. Algunos mensajes incluso nunca debieron haber sido guardados. Por ejemplo: todos los mensajes que intercambiaste para acordar la fecha y hora de una cita en esta semana. Una vez programada la cita, apúntala en tu calendario y BORRA sin piedad todos esos mensajes. Son totalmente inútiles.

Vicio #8 - Dejar acumularse una enorme cantidad de mensajes en tu buzón. Se parece al vicio anterior, pero es involuntario. Hay temporadas en que te llegan mensajes más rápido de lo que puedes tan si quiera examinar el asunto. Resultado: 500 mensajes "nuevos" en tu buzón, lo que se traduce en 500 "asuntos pendientes" que vas cargando por todas partes. Nuevamente esto es un auto-engaño. Hay correos totalmente irrelevantes. ¿Realmente necesitas guardar todo ese correo? ¿Qué pasaría si lo borras TODO en este momento? ¡Inténtalo! Te vas a sentir liberado. Pero si no puedes borrarlo todo, guarda esos 500 mensajes en una carpeta (llámala algo así como "Correos del mes pasado") y no vuelvas a verlos. Si es algo importante, te volverán a escribir. Si estabas esperando recibir algo, puedes localizarlo mediante las herramientas de búsqueda de tu aplicación de correo y así encontrar los mensajes importantes que sí debes examinar. Busca por remitente, asunto o palabras clave y clasifica esos mensajes en carpetas diferentes. Trata de dejar tu buzón de entrada en cero mensajes al menos una vez por semana (o diario). Decide qué hacer, destruye, delega o deja para después para cada uno de los correos. ¡Sí se puede! ¡Inténtalo!

Vicio #9 - Mi buzón es mi lista de pendientes. ¡Ineficiente a más no poder! Tu buzón de entrada sólo contiene mensajes relacionados con tus asuntos pendientes, pero no es tu lista de asuntos pendientes. Además, los mensajes te van llegando en el orden y con la importancia que otras personas deciden. ¿Vas a dejar que otras personas te digan cómo trabajar? Revisa tu buzón, pero sé tú quien decida cuáles deben ser tus tareas pendientes. Asigna prioridades y anota las tareas en una lista diferente. Tu buzón de correo es el resultado de tu trabajo, tu trabajo nunca debe convertirse en el resultado de tu buzón.

Vicio #10 - El correo electrónico nunca falla. Esto último es para reir de desesperación. El correo electrónico PUEDE fallar. Tu mensaje podría no haber llegado y la otra persona podría nunca enterarse. Si pasa un tiempo razonable (días, nunca minutos) y no obtienes respuesta, debes reenviarlo y contactar a la otra persona por teléfono. No te confíes.

Ahora que has leído esta lista, ¿te identificas con alguno de estos hábitos? En nuestro siguiente artículo hablaremos sobre algunos hábitos positivos de uso del correo electrónico. Por lo pronto, empieza a corregir tus malos hábitos de trabajo y, ¡atrévete a detonar tu productividad!

Cloud Computing, ¿eres el cliente o la mercancía?

Los servicios "en la nube" ofrecen transformar radicalmente a la industria de TI, pero ¿como es posible que tantos servicios sean gratuitos? ¿Ocultan algún riesgo las nubes en su interior?

El "Cómputo en la Nube" (Cloud Computing) es quizá la última expresión de los cambiantes modelos de negocio de los proveedores de servicio en Internet. No existe una única definición de Cloud Computing, debido en parte a la intensa dinámica que atraviesa la industria. Para cuando creemos haber entendido las ventajas y desventajas de una forma de operar, el entorno tecnológico y económico posibilitan nuevos esquemas de negocio y hacen menos atractivos a otros.

Algunos ejemplos de Cloud Computing son los servicios ofrecidos por Google (Gmail, Calendar, Drive, Maps, Play etc.), Microsoft (Hotmail, Office 360, Skydrive), Apple (Itunes, iCloud), y proveedores un tanto más enfocados en ofrecimientos específicos como Dropbox, Evernote, Salesforce, Waze, Amazon, etc.

En lo único que todos los modelos coinciden es que Cloud Computing se basa en acceder a través de Internet a una serie de recursos (hardware y software) que están albergados en un "datacenter" (centro de procesamiento de datos) para disfrutar de algún tipo de servicio.

La "nube" es una excelente analogía para estos servicios. Las nubes en el mundo real son objetos inalcanzables, de fronteras vagas, con interior desconocido. Esos mismos términos se podrían aplicar para describir muchísimos servicios de Cloud Computing. Para empezar, el lugar donde se ubica el datacenter es irrelevante, su estructura interna es desconocida y sus servicios se extienden hasta nuestra laptop, tablet o smartphone (fronteras vagas).

Uno de los principales beneficios de Cloud Computing es su omnipresencia. Por ejemplo, basta una conexión a Internet en tu teléfono/tablet/laptop/desktop para tener acceso a los archivos con los que trabajaste en la oficina (Dropbox), sincronizar tu calendario con todos los miembros de tu equipo de trabajo (Google Calendar), dar seguimiento a un cliente difícil (Salesforce), y hasta encontrar la ruta con menos tráfico para llegar a tu cita (Waze).

¿Y lo mejor de todo? La mayoría de los servicios ¡son gratuitos!

Ante este gran valor y bajo costo ¿quién podría negarse?

Quizá la maldición de Cloud Computing es lo fácil que es inscribirse a un servicio (y lo difícil que es dejar de usarlo).

Pues bien, el riesgo de suscribirse entusiastamente a un servicio es que estás confiando tus datos personales, tus archivos, tu información y hasta tu ubicación geográfica al proveedor de la nube. ¿Confiarías a ciegas en un perfecto desconocido?

Y no se trata sólamente de que otras personas puedan obtener información sensible sobre tí (por ejemplo, Waze hace pública tu ubicación geográfica - por lo tanto ¡debes usar un alias!), sino que el proveedor mismo puede analizar tus datos para aprender sobre tus patrones de uso de Internet, tus conversaciones de correo, tus gustos musicales, tus compras, tus desplazamientos, etc. con la finalidad de hacerte un ofrecimiento comercial de otros bienes o servicios.

Esta es quizá la razón de fondo por la que tantos servicios en Internet son gratuitos. El costo de operación del servicio se sostiene en esos casos gracias a la publicidad que generan. La lógica es que mientras más atinada sea la publicidad, mayores serán las compras a los patrocinadores y más fácilmente se sostendrá el servicio de la nube.

Aquí es donde dejas de ser un cliente (porque no estás pagando por recibir un servicio y por lo tanto no estás en posición de exigir nada) y te conviertes en la mercancía, porque tu proveedor podría vender un extracto de tu información a terceros...

Y ni qué decir sobre el riesgo de que tu proveedor de toda la vida desaparezca, llevándose consigo toda tu información (fotos, archivos, música, calendarios, correos, etc.).

Al mismo tiempo, el valor o utilidad que tienen algunos de estos servicios para nosotros hace que ignoremos o menospreciemos los riesgos de subir nuestra información a la nube.

¿Qué puede uno hacer entonces para que su información no caiga en malas manos?

He aquí algunas recomendaciones prácticas.

1) Siempre evalúa el esquema de negocio del proveedor. ¿Cómo gana dinero el proveedor de servicios? ¿Hay un servicio "premium" que permita sostener el servicio gratuito? ¿Se sostiene con publicidad? Desconfia siempre de los proveedores cuyo esquema de negocio no sea claro.

2) Haz respaldos para no depender totalmente de la nube. Si pierdes la conexión a Internet ¡pierdes todo! Considera llevar contigo un respaldo físico de la información más importante, o aquella con la que estés trabajando en este momento. Una memoria USB, un DVD-ROM, o hasta tu smartphone pueden almacenar esos archivos indispensables para una junta, una presentación o para trabajar en casa.

3) Evalúa otras opciones antes de contratar. No sigas a la manada. Si todos tus amigos o conocidos usan un mismo servicio, no significa que sea lo mejor para tí o para ellos mismos. Una ley de la industria de telecomunicaciones dice que "el valor de un servicio está en proporción al número de usuarios" (Ley de Metcalfe), pero en Cloud Computing eso podría funcionar como un señuelo que te hiciera tomar una decisión equivocada.

4) Busca la portabilidad de tus datos. Hazte las siguientes preguntas: ¿Qué pasaría si quiero cambiar de proveedor? ¿Es el único en su tipo? (¡peligro! puedes quedar esclavizado), ¿existen herramientas o procedimientos para migrar mi información?

5) Consulta las políticas de uso aceptable y las políticas de seguridad. No confíes a ciegas. Por ejemplo, si tu proveedor de intercambio de archivos tiene una política dudosa ante la piratería, puedes perderlo todo cuando una orden judicial obligue a cerrar el servicio (piensa en Megaupload...). Busca documentación en la que el proveedor te ofrezca mecanismos de seguridad como cifrado de tu información, control de acceso, separación de tu entorno respecto al de otros usuarios, etc.

6) Asume que todo lo que subas a la nube podría volverse público. Por ejemplo, una deficiente administración del proveedor podría revelar tus archivos a otros usuarios. Si te preocupa mucho la sensibilidad de alguna información ¡no la subas a la nube! o protégela por tus propios medios: usa un alias, encripta tus archivos, regístrate con un e-mail distinto en cada proveedor, no ligues los servicios de diferentes proveedores entre sí, usa passwords distintos. Si, claro, es más difícil, pero ¿cuánto vale tu información?

Las tecnologías de Cloud Computing ofrecen demasiado valor para ser ignoradas. Prohibir el uso de estos servicios tampoco es la solución. A nivel institucional pueden volverse incluso una diferencia competitiva para nuestra organización. Por eso, debemos hacer un esfuerzo para conocer y medir los riesgos que estamos asumiendo.

Si nos lanzáramos a volar hacia las nubes, no lo haríamos con los ojos cerrados, ¿verdad?