BYOD: ¿Puedo traer mi tablet a la oficina?

La problemática era clara: la conexión a Internet de la oficina estaba saturada y las máquinas de escritorio que te prestaba el Departamento de Informática para tu junta mensual de ventas eran obsoletas. Ante esto, no quedaba mas que soportar el deficiente desempeño de la infraestructura de tu empresa, así como el que las juntas se prolongaran hasta la noche por causa de la lentitud para acceder a información ubicada en servidores externos.

No parecía haber solución, hasta que un compañero te dijo: "¿porqué no te compras un iPad con conexión a Internet por celular y te olvidas de usar las máquinas de la sala de juntas?".

Así lo hiciste y funcionó muy bien. Se puso mejor cuando descubriste un servicio (¡gratuito!) en Internet que te permitía hacer el seguimiento diario de tus clientes y consolidar tus reportes de ventas de fin de mes, todo a través de una página web que lo único que necesitaba de tu parte era un "browser" (p. ejm. el Explorador de Internet, Firefox, Chrome, el explorador que viene en tu smartphone, etc.). Te suscribiste sin pensártelo mucho.

A través de un servicio de almacenamiento de archivos (¡gratuito!) empezaste a compartir documentos en tiempo real con toda tu fuerza de ventas. Otro servicio de colaboración (¡gratuito!) habilitó a tus vendedores para editar simultánemente un mismo documento, no importando dónde se encontraran ellos. Ahora era más fácil y rápido hacer cotizaciones, basándose tus vendedores en machotes (formatos) que tú mismo compartiste a través del servicio de colaboración.

El servicio de chat de otro proveedor te permitió estar en contacto instantáneo con tus vendedores, para aquellos mensajes que deben ser contestados de inmediato. Y para las juntas, un proveedor de servicios de videoconferencia te dió conexión multiusuarios con buena calidad de audio (la calidad del video no era tan buena pero eso realmente no te importaba), con lo que dejaste de convocar a tus vendedores todos los fines de mes en aquella abarrotada oficina. ¿Mencioné que los últimos dos servicios también eran gratuitos?

Así como tú, miles de usuarios están descubriendo los beneficios de flexibilidad, movilidad y productividad de Cloud Computing. Y lo están haciendo con sus propias herramientas de hardware.

¿Cuáles son los riesgos?

La tendencia a que los usuarios traigan a la oficina sus propias herramientas de trabajo ha cobrado tal fuerza que hasta un nombre ha recibido: Bring Your Own Device( BYOD). 


Lo que este término engloba es el interés de cierto tipo de usuarios en utilizar los más novedosos "gadgets" tales como smartphones o tablet-pc's para acceder a su información dentro y fuera de los lugares habituales de trabajo.

Es así que presenciamos cómo, empezando por los usuarios con más necesidades de movilidad y seguidos por los directivos más afines a la tecnología, algunas personas deciden hacer a un lado las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC) suministradas por la organización y, sin pedir ayuda, autorización o tan siquiera avisar a nadie se compran su Tablet (p. ejm. un iPad), se suscriben a servicios de "Cloud Computing" y empiezan a gozar de los beneficios que estas plataformas ofrecen.

Por su naturaleza, se trata de usuarios con alto poder adquisitivo, que no necesitan esperarse a que la organización les brinde las herramientas de trabajo que necesitan. Incluso puede ser que tengan acceso a mejores herramientas que las que la organización podría adquirir.

¿Conviene traer a la oficina dispositivos diseñados para el mercado de consumo masivo?

¿Realmente podrán soportar el ritmo de trabajo tan intenso que se les exige? ¿Qué hay de la garantía y soporte? ¿Qué hay de la compatibilidad con las aplicaciones de la empresa?

Y más importante quizás, ¿qué se puede decir acerca de la seguridad de la información en los dispositivos y en los servicios a los que acceden?

En cuanto a que puedan haber sido diseñados para el mercado masivo y no soportar un ritmo de trabajo intenso, esta no es una gran objeción. Muchas laptops y pc's de escritorio diseñadas para el mercado masivo son adecuadas para un trabajo de oficina cotidiano. En el caso extremo, existen computadoras optimizadas para la experiencia de jugar videojuegos, cuyo rendimiento es muy superior al de otras máquinas.

Quizá todavía no tengamos muchos puntos de comparación entre las Tablets y los Smartphones que se usan en la oficina vs. los que se usan en la casa, pero incluso el entretenimiento puede demandar una carga de trabajo intensa, por lo que el trabajo de oficina no debería ser demasiado problema. Eso si, ¿te imaginas tomando notas en una junta a la velocidad con la que escribes en tu teléfono celular?

Lo que sí puede ser una desventaja son las condiciones de garantía y soporte para los gadgets, dado que se adquieren de uno en uno a diferentes fabricantes, mientras que típicamente una empresa buscaría hacer compras de alto volumen con un solo proveedor para poder negociar un mejor precio y mejores condiciones de soporte técnico. Si bien tu empresa podría reemplazarte la laptop mientras la mandan a reparar, en caso de que tu smartphone falle probablemente tu única opción sea comprarte otro teléfono de inmediato.

En cuanto a la compatibilidad con las aplicaciones de la empresa, un Departamento de TIC podría validar la compatibilidad con los smartphones o tablets más populares, pero la enorme diversidad de dispositivos vuelve rápidamente imposible validar todas las combinaciones de aplicaciones y gadgets. Podrías encontrarte, por ejemplo, que la aplicación que le costó USD$20,000 a tu empresa simplemente no se visualiza bien en la pantalla de tu smartphone. Y no hay nada que hacer al respecto, salvo comprarte otro teléfono celular y volver a intentar.

En esencia, si traes tu tablet/smartphone a la oficina estarás sólo contra el mundo (aunque puede ser que esto no te preocupe).

¿Y qué pasa con la seguridad de tu información?

El día de ayer era molesto y costoso extraviar el celular. El día de hoy puede ser grave. Todo depende de la información que tengas almacenada en él.

Con capacidades de almacenamiento de decenas de Gigabytes en tu celular oTablet, ¿realmente sabes tódo lo que llevas en tu bolsillo?

Otro punto débil podrían ser los servicios de "Cloud Computing" a los que hayas autorizado a tu dispositivo a conectarse sin pedir un password cada vez que ejecutes la aplicación correspondiente.

Por ejemplo: es muy agradable poder ingresar a Facebook sin estar tecleando tu usuario y password en la minúscula pantalla de tu celular cada vez que tienes ganas de usar ese servicio, pero eso significa que cualquiera que tenga acceso físico a tu celular también tendrá acceso a tu cuenta de Facebook. ¿Te imaginas si en lugar de Facebook se tratara de algún servicio en donde tuvieras información confidencial de tu organización?

¿Y qué decir de la posibilidad de que sea el mismísimo proveedor de servicios de Cloud Computing o uno de sus empleados quien se ponga a fisgonear en tus archivos, mensajes o bases de datos? Si crees que esto no es muy factible, Google ya hace precisamente esto con la finalidad de dirigir más eficientemente su publicidad hacia tí. Hay que decir que su política de privacidad especifica porqué lo hacen y aclara que ningún ser humano tiene acceso directo a tu información. Claro que si eres paranóico estarás pensando en el episodio de hacking que sufrió Google durante el cual les fue robado código fuente (¿de qué? nunca se supo con detalle) que permitiría encontrar vulnerabilidades y exponer información contenida en los servidores que utilicen ese código.

Con todo esto, quien esto escribe no pretende afirmar que Cloud Computing y "Trae tu Tablet a la Oficina" (BYOD) no puedan utilizarse en una organización. Como muchas cosas en la vida, la decisión dependerá de la correcta evaluación de múltiples factores: costo, beneficio y riesgo (entre otros).

Quizá lo que complica tanto las cosas es la relativa facilidad con la que pueden adquirirse dichos dispositivos, instalar aplicaciones en ellos así como lo sencillo que es suscribirse a servicios de Cloud Computing ofrecidos en Internet por proveedores sin mucha reputación.

Es ahí donde la Dirección de TIC de una organización puede jugar un papel crítico, emitiendo evaluaciones de, dispositivos , proveedores y servicios, y orientando a sus usuarios hacia aquellos que ofrezcan las condiciones más serias, dentro del nivel de riesgo aceptable para la organización.

Cloud Computing ha llegado para quedarse. Lo mismo puede decirse de los smartphones y tablets. Nuestra mejor decisión no es si usamos o no estas tecnologías, sino en cuáles proveedores confiamos.